E-Rechnung ab Januar 2025

E-Rechnung – was ist das?

Ganz allgemein: Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Quelle: Bundesministerium des Innern und für Heimat

Es gibt (in Deutschland) zwei Arten von E-Rechnungen:

  • ZUGFeRD
    Hierbei handelt es sich um ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei.
  • XRechnung.
    In diesem Fall wird nur die XML-Datei zur Verfügung gestellt.

In beiden Fällen sind alle Rechnungsinformationen strukturiert in der XML-Datei abgelegt, im ersten Falle ist die Rechnung auch noch von einem Menschen ohne Hilfsmittel lesbar.

weitere Informationen: Forum elektronische Rechnung Deutschland

Rechtliches – Zeitplan

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Quelle: IHK

Noch Fragen?

Falls Sie als Auftraggeber Fragen zu diesem Thema haben oder spezielle Wünsche: kontaktieren Sie mich gern.
Führen Sie selbst ein (kleines) Unternehmen und haben sich bislang noch nicht oder nicht umfassend mit diesem Thema befasst, können Sie natürlich ebenso bei mir um Rat nachfragen.

Für alle, die sich noch eingehender mit der Problematik E-Rechnung auseinandersetzen wollen, empfehle ich einen Aufsatz, der sich umfassend mit den Befürchtungen und mit Lösungsansätzen auseinander setzt.

noesis it-büro und die E-Rechnung

Obwohl für mich als Kleinunternehmer noch keine Verpflichtung besteht, werde ich ab Januar 2025 ausschließlich E-Rechnungen erstellen. Dafür nutze ich – aus Gründen der (einfachen) Lesbarkeit auch für Menschen – das ZUGFeRD-Format.

ZUGFeRD-Logo

Was brauche ich dafür?

Für die Erstellung der Rechnungen nutze ich das kostenfreie Tool PDF24, welches die Möglichkeit „Rechnung erstellen“ bietet. Wiederkehrende Informationen (z.B. die des Rechnungsstellers) können dabei als Vorlage gespeichert werden, was äüßerst praktisch ist.

Für den Empfang von Rechnungen eine E-Mail-Adresse:

Als IT-Spezialist kann ich natürlich XML-Dateien auch ohne spezielle Hilfsmittel lesen, aber es gibt darüber hinaus (kostenfreie) Möglichkeiten der Visualisierung. Hier einige Beispiele zur Visualisierung empfangener XRechnungen:

Beispielhafte E-Rechnungen

Für Kleinunternehmer bzw. E-Rechnungen an nicht-öffentliche Auftraggeber gibt es ein paar kleine Stolperfallen (siehe auch unter 13.3. in der Spezifikation XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, Bremen):

  • es muss eine Zulieferer-Referenz angegeben werden,
  • es muss eine Steuerkategorie angegeben werden („E“),
  • es muss ein Steuersatz von 0 % gewählt werden,
  • da keine Umsatzsteuer erhoben wird, muss dies begründet werden.

Einiges hatte ich zunächst versäumt, wodurch die Validierung fehlschlug. Nachdem diese Angaben ergänzt waren (als Zulieferer-Referenz wurde „nicht zutreffend“ eingetragen und als Begründung für nicht erhobene Umsatzsteuer „kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach $19 UStG“), wurde auch die Überprüfung bestanden.

Diese Dateien wurden mit PDF24 erstellt und mit den oben angegebenen Validatoren (RIB Software GmbH und EPO Consulting GmbH) erfolgreich überprüft.