Revisionssichere Archivierung

16. Juni 2025, akt. 27. März 2026

  • Update 20. Februar 2026, Nachfrage FA Potsdam
  • Update 8. März 2026, Nachfragen Ministerien
  • Update 14. März 2026, Zufallsfund
  • Update 27. März 2026, Verfahrensdokumentation

Vorbemerkung

Vorausschickend möchte ich klarstellen, dass es sich bei den folgenden Ausführungen nur um die Darstellung meines Vorgehens handelt, welches ausdrücklich keine Empfehlung zur Nachahmung ist. Insbesondere kann ich nicht sicher sagen, ob mein Verfahren die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Für Nachteile, die durch gleiches oder ähnliches Handeln entstehen können, lehne ich deshalb jede Verantwortung ab.

Ausgangslage

Die GoBD-Vorschriften gelten seit 2015 zwingend für alle Unternehmer, Freiberufler und Selbständige. Obwohl man im Internet – wen wundert das? – auch andere Aussagen findet, gilt das offenbar auch für Kleinunternehmer, also auch für mich. Im oben verlinkten Dokument liest man unter anderem (Verweise wurden hier weggelassen):

Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform im Sinne der Rzn. 3 bis 5 die folgenden Anforderungen zu beachten:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:
    • Vollständigkeit,
    • Einzelaufzeichnungspflicht,
    • Richtigkeit,
    • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen,
    • Ordnung,
    • Unveränderbarkeit.

Zur Unveränderbarkeit findet man unter 3.2.5 (im Original sind die Gesetze verlinkt):

3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).

Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen … müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Absatz 4 AO bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind. Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind, gilt dies sinngemäß.

Und hier wird es etwas kompliziert, denn die einfache Ablage und Datensicherung von (z.B.) Rechnungen im PDF- und/oder ZUGFeRD-Format (siehe auch meine Ausführungen zur E-Rechnung) reicht eben meines Erachtens nicht aus. Eine Nachfrage bei der Steuerberatung und die Aussage, das ich die ausgedruckten Belege aufbewahren soll, widerspricht den obigen Aussagen.

Zu beachten sind in diesem Zusammenhang auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, die Anfang 2025 – im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) – teilweise verkürzt wurden.

Um kein Risiko einzugehen, suchte ich also nach einer preiswerten (!) Lösung: für Klein-Unternehmer mit geringen Jahres-Umsätzen rechnet sich ein kommerzielles Archivierungssystem nicht.

Zu erfüllende Anforderungen

Dass die Daten (übersichtlich) geordnet abgelegt werden und eine regelmäßige – möglichst automatische – Datensicherung (auf einen anderen Datenträger!) vorgenommen wird, versteht sich von selbst und soll hier vorausgesetzt werden.
Für die Benennung von Dateien empfehle ich das Muster mit vorangestelltem Datum

jjjj-mm-dd_<name>
weil dadurch automatisch eine chronologische Sortierung der Dokumente erfolgt.
Auf meinem Arbeitsplatzrechner nutze ich für die tägliche Sicherung Personal Backup von J. Rathlev, welches in einem Regime ausgeführt wird, das einmal in der Woche eine Komplettsicherung vornimmt und an den folgenden sechs Tagen inkrementelle Sicherungen (bei denen nur die Veränderungen seit der letzten Sicherung erfasst werden). Dieses Wochenprogramm wird viermal ausgeführt, bevor Daten überschrieben werden. Somit stehen alle Daten bis zu ca. einem Monat in die Vergangenheit zur Verfügung. Dafür werden für ca. 350 GB zu sichernde Daten auf einer USB-Festplatte ca. 750 GB benötigt.

Betrachten wir nun die für eine korrekte Archivierung relevanten Anforderungen:

  • Vollständigkeit und
  • Unveränderbarkeit

Vollständigkeit und Unveränderlichkeit können nicht ohne weiteres realisiert werden, denn das würde für die Speicherung einen WORM-Datenträger (write once read many) erfordern, wie z.B. CD oder DVD. Diese Art der Datenablage ist nicht praktikabel und teuer (weil die Ablage den Vorgaben zufolge zeitnah nach dem Entstehen von Daten erfolgen muss).

Eine Lösung

Es genügt aber auch, dass Veränderungen nachvollziehbar bleiben. Dafür kann ein Versionierungssystem eingesetzt werden, wie z.B. git, welches quelloffenen und kostenlos für viele Betriebssysteme zur Verfügung steht. Da git selbst auf der Kommandozeile bedient wird, benötigt man für etwas mehr Komfort noch ein Interface, für Windows z.B. TortoiseGit, welches ebenfalls kostenfrei benutzt werden kann. Ich arbeite zur Sicherung meiner Projekte (Programmierung) schon lange mit diesen beiden Programmen. Um die Sicherheit noch zu erhöhen, können diese Repositories (Ablagen) zusätzlich noch in einer externen Instanz gespeichert werden. Ich betreibe dafür auf meinem Linux-Entwicklungs-Server im Büro eine Gogs-Instanz. Alternativ können dafür natürlich auch Services im Internet genutzt werden (wie z.B. GitHub – seit 2018 unter der Flagge von Microsoft), die aber zum Teil nicht kostenfrei (für nicht öffentliche Ablagen – und das ist ja hier der Fall!) genutzt werden können.

Diesbezüglich bitte beachten: Update 14. März 2026.

Praktische Anwendung

Im täglichen Betrieb ist der Aufwand zur Erfüllung der Anforderungen denkbar gering: immer, wenn neue Dolumente (Kontoauszüge, Angebote, Rechnungen) eintreffen oder erstellt werden, werden diese abgelegt und am Ende des Tages (nicht jedes Mal, damit das Ganze übersichtlich bleibt) wird ein so genanntes git commit durchgeführt, wodurch die Änderungen in die git-Datenbank eingetragen und anschließend auch gleich in die externe Ablage übertragen werden (git push). Damit ist dann auch die Forderung nach zeitgerechter Archivierung erfüllt.

Interessiert?


Bild von redgreystock auf Freepik

Fragen zum Thema beantworte ich gern oder führe das Verfahren in einer Fernwartungssitzung – vorzugsweise mit Hilfe von AnyDesk – auch vor.

Update 20. Februar 2026, Nachfrage FA Potsdam

Mehrere Nachfragen bei Steuerberatern konnten keine Klarheit darüber herbeiführen, ob mein Verfahren wirklich als korrekt bzw. ausreichend angesehen werden kann. Grundtenor war dabei, dass das alles „noch zu neu“ sei, es noch keine Betriebsprüfungen nach den neuen Grundsätzen gegeben habe (??? – Die GoBD-Vorschriften gelten seit 2015) und ich doch besser bei der „bewährten Methode“ (ausdrucken und abheften) bleiben solle. Genau das ist aber nach den GoDB-Vorschriften eben nicht korrekt!

Am 18. Februar wandte ich mich an das Finanzamt Potsdam mit der Bitte, mir eine Auskunft zu dem Verfahren bzw. dessen Rechtsgültigkeit zu geben:

Sehr geehrte Damen und Herren,
bislang konnte ich noch keine verlässliche Information erhalten, ob die von mir benutzte Methode der Archivierung von Belegen vor dem Gesetz (oder den Finanzbehörden) Bestand hat. Können Sie in dem Punkt weiterhelfen oder mir sagen, an wen ich mich wenden kann?
Das Verfahren ist hier beschrieben:
https://ib-noesis.de/revisionssichere-archivierung
Vielen Dank im Voraus
Knut Lohse

Bereits einen Tag später (Datum im Brief – dafür ein Lob!) kam folgende Antwort:

Sehr geehrter Herr Lohse,
wir geben im Vorfeld grundsätzlich keine Einschätzungen zur Ordnungsmäßigkeit einer geplanten Lösung ab.
Darüber hinaus weise ich darauf hin, dass das Finanzamt auf Antrag verbindliche Auskünfte über die steuerliche Beurteilung von genau bestimmten, noch nicht verwirklichten Sachverhalten erteilen kann, wenn daran im Hinblick auf die erheblichen steuerlichen Auswirkungen ein besonderes Interesse besteht (§ 89 Absatz 2 Abgabenordnung (A0)). Im Antrag auf Erteilung einer verbindlichen Auskunft ist umfassend der noch nicht verwirklichte Sachverhalt und das besondere steuerliche Interesse darzulegen. Die konkrete Rechtsfrage ist zu formulieren und das Rechtsproblem ausführlich darzulegen. Darüber hinaus ist der eigene Rechtsstandpunkt eingehend zu begründen.
Die Bearbeitung dieser Anträge stellt eine individuelle Leistung der Finanzverwaltung gegenüber dem Antragsteller dar und ist deshalb gebührenpflichtig.
Ich verweise Sie jedoch an die Steuerberatenden Berufe verweisen, die ihm seine gesetzlichen Verpflichtungen ordentlich erläutern können.

Hmmm, das war offenbar die falsche Adresse …

Update 8. März 2026, Nachfragen Ministerien

Am 8. März wandte ich mich über die Kontaktformulare des Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BDMS) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) an diese beiden Behörden mit einer Anfrage zum Thema Revisionssichere Archivierung:

Sehr geehrte Damen oder Herren,
da ich weder von meiner und einer weiteren Steuerberaterin noch vom Finanzamt eine verlässliche Auskunft erhalten konnte, ob die von mir verwendete Ablage von (elektronischen) Belegen rechtssicher ist, versuche ich nun mein Glück bei Ihnen in der Hoffnung, dass Sie weiterhelfen können und wollen.
Das von mir verwendete Verfahren ist hier beschrieben:
https://ib-noesis.de/revisionssichere-archivierung
Sind meine Überlegungen zum Thema richtig und das Verfahren in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben?
Vielen Dank für Ihre Mühe.
In der Hoffnung auf eine zielführende Antwort grüßt
Knut Lohse

BMDS: Vielen Dank! Wir haben Ihre Anfrage erhalten. Der Bürgerservice des BMDS wird Sie zeitnah kontaktieren.

BMF: Vielen Dank für Ihre Nachricht an das Bundesministerium der Finanzen, diese ist bei uns eingegangen. Sie erhalten keine separate E-Mail zur Empfangsbestätigung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass aufgrund der hohen Anzahl an Zuschriften, die Bearbeitung Ihres Anliegens derzeit bis zu vier Wochen benötigen kann.

Am 9. März (also erfeulicher Weise nicht erst nach vier Wochen!) kam die Antwort des BMF:

Sehr geehrter Herr Lohse, vielen Dank für Ihre Anfrage vom 8. März 2026 an das Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Leider kann ich den von Ihnen übermittelten Link nicht nutzen. Gleichzeitig darf das BMF aus rechtlichen Gründen keine Einzelfallberatung leisten, wofür ich um Ihr Verständnis bitte.
Es stehen Ihnen umfangreiche Informationen zur Nutzung der e-Rechnung auf unserer Webseite unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html zur Verfügung.

Die Stelle, die die Vorschriften erließ, darf keine Auskünfte erteilen? Da darf man doch staunen - oder?

In den zitierten FAQ wird allerdings nur etwas zur E-Rechnung gesagt (Punkt 13.): Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt.

Vom BMDS ging bis zum 27. März keine Antwort ein.

Über den weiteren Verlauf der Kommunikation werde ich hier berichten.

Update 14. März 2026, Zufallsfund

Mehr durch Zufall (ich suchte nach etwas ganz anderem) stieß ich am 13. März 2026 auf den Artilel „Wie Sie elektronische Rechnungen revisionssicher archivieren können“ des Zentrums Augsburg von „Mittelstand-Digital“, in dem genau dieses Thema sehr umfassend behandelt wird. Vor allem werden auch Hinweise zur praktischen Umsetzung gegeben. Diese legen nahe, dass das von mir angewandte Verfahren tragfähig ist.

Die Nachricht konnte leider nicht zugestellt werden (ACHTUNG: Die dort angegebene E-Mail-Adresse existiert nicht mehr!) und Anrufe liefen ebenfalls zunächst ins Leere, bzw. auf den Anrufbeantworter.

Am 17. März erhielt ich aber einen Rückruf: mir wurde mitgeteilt, dass die Verfasserin des Artikels inzwischen in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist. Außerdem wurde mir in Aussicht gestellt, dass sich die Anruferin bemühen wolle, jemanden zu finden, der Auskunft geben kann.

Update 27. März 2026, Verfahrensdokumentation

Von einem Kollegen (Hr. Wollmann, siehe Zusammenarbeit/Netzwerk) erhielt ich Unterlagen zur Kenntnis, in denen die „Verfahrensdokumentation der revisionssichere Archivierung in der Praxis“ thematisiert und diskutiert wird. Diese Informationen haben mir sehr geholfen, meine Abläufe nun endlich zu beschreiben, denn diese Dokumentation ist ja wesentlicher Bestandteil der Bestimmungen.

Man findet dieses Dokument – mehr oder weniger identisch – an verschiedenen Stellen im Internet, ich liste diese Fundstellen zusammen mit den Zeitstempeln der Dokumente hier für eigene Recherchen auf.

Auch interessant (allerdings 19 Seiten lang!): eine Muster-Verfahrensdokumentation (PDF), erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und den Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV).

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